(目的)

第1条　この規程は、浦河町の事務処理について必要な事項を定めることを目的とする。

第2条から第8条まで　削除

(文書の収受及び配付)

第9条　到着の文書及び物品は、すべて総務係において収受し、各課ごとにこれを整理し直ちに副町長の閲覧に供さなければならない。

第10条　前条の規定による文書及び物品の収受及び配付は、次の各号によつて処理しなければならない。

(口答又は電話の処理)

第11条　口答又は電話で受理した事項は、軽易なものを除きその要領を記録し処理すること。

(課の文書配付)

第12条　課長は文書の配付を受けたときは、直ちに次の各号によつて処理しなければならない。

(係の文書配付)

第13条　係長が文書の配付を受けたときは、重要なものを除き処理すべき事項を指示してこれを係員に配付し処理させるものとする。

(文書の処理)

第14条　文書は、速みやかにこれを処理しなければならない。

(重要文書の処理)

第15条　重要又は異例に属する文書は予め上司の閲覧に供し、その処理につき指揮をうけなければならない。

(文書起案の方法)

第16条　文書の起案は、「決定書」によらなければならない。ただし、一定の様式による申請書、申込書又は軽易な照会、通知、回答は決定書を省略することができる。

(軽易な文書の起案)

第17条　軽易なもの又は成規定例あるものは文書の余白又は帳簿を以つて起案することができる。

(軽易な文書の返戻)

第18条　文書の内容が具備しないため照会及び返戻を要するもの並びに軽易な事件の回答及び照会等は、「符箋用紙」によつて処理することができる。

(特殊な文書の取扱)

第19条　特殊な取扱いを要するものは、「秘」、「親展」、「速達」、「書留」、「配達証明」、「内容証明」、「葉書」等その要領を決定書指定欄に朱記しなければならない。

(特殊な文書の決裁)

第20条　文書で特に急を要するもの及び機密に属するもの又は説明を必要とするものは、主管課長若しくはその代行者が持ちまわり上司の決裁を受けなければならない。

(決裁文書の区別)

第21条　町長の決裁を受ける事項以外で副町長の専行に属する事項及び課長の専行に属する事項は、欄外にその旨を表示しなければならない。

(文書の合議)

第22条　起案はすべてその事務に関連ある課に合議しなければならない。

(歳入金の記録)

第23条　町歳入に属する補助金、交付金及び負担金の令達を受けたときは主管課長は直ちに「総務」、「税務」の各課に合議しなければならない。

(受払を明らかにする必要あるものの取扱)

第24条　受払及び残数を明らかにする必要あるものは、すべて「受払簿」により処理しなければならない。

(文書の浄書及び校合)

第25条　文書の浄書及び校合は、各係で次の各号によつて処理しなければならない。

(文書及び物品の発送)

第26条　前条の規定により浄書校合した文書(物品を含む。)は、次の各号によつて処理しなければならない。

第27条　発送文書は(物品を含む。)総務係において次に掲げるところによつて処理しなければならない。

(令達の種類)

第28条　令達の種類は、次の通りとする。

(令達番号簿)

第29条　総務係は、「令達番号簿」を備え令達の種別ごとにその番号、年月日及び件名を登記しなければならない。

(発送文書の差出名)

第30条　令達及び発送文書は、すべて町長名を用いなければならない。ただし、軽易なものはこれを省略することができる。

(未結文書の査閲)

第31条　各課長は、毎月1回以上所管係の未完結文書を査閲しなければならない。

第32条　副町長は、毎年6月、12月に随時各課の未完結文書を査閲し、その処理状況を町長に報告しなければならない。

第33条　各課長は、毎年3月翌年度に繰越さなければならない未完結文書があるときは「未完結事件処理報告書」を作成し、未完結文書を添え上司の閲覧を受けなければならない。

(会議の招集)

第34条　会議を開催するための招集文書には、会議の目的、日時、場所、会議事項を記載して出席に余日あるように通知しなければならない。

(議案の整理)

第35条　会議の議案は、開催前日までに決裁を受けなければならない。

(記録)

第36条　会議の顛末はその概要を記録して上司の閲覧に供さなければならない。

(町議会の提出事項)

第37条　町議会に提出を要する事項は、その開催日を了知した後速みやかに総務課に回付しなければならない。

(編纂)

第38条　文書は事件完結までを一括とし、完結の順序により歴年、又は会計年度毎に各課において保存年限により編纂し索引及び表紙を附さなければならない。

第39条　文書に附属する図面等で編纂に不便なものは別綴とすることができる。ただし、その旨本書に記入しなければならない。

第40条　文書中一事件が数年に亘るものは終年の年に、他の事件に関連あるものはその事件の主なものに編纂しなければならない。

(編纂文書の閲覧)

第41条　編纂した文書は次に掲げる期日までに表紙の裏面に「閲覧表」を貼付し、上司の閲覧を受けなければならない。

(保存)

第42条　文書の保存年限は、特別の定めのあるものを除く外次のとおりとする。

第43条　前条各種に属する文書は概ね次の通りとする。

(保存年限の起算)

第44条　保存年限は、文書完結の翌年又は翌年度から起算する。

(文書の廃棄)

第45条　保存年限を経過した簿冊を廃棄しようとするときは、総務課長は関係課長に合議の上上司の決裁を受けなければならない。

(非常持出文書の管理)

第46条　非常の場合に特に持出を要する書箱は、「非常持出」の表示をしなければならない。

(市外電話)

第47条　市外に電話しようとする場合は、「市外通話伺」により承認を得なければならない。

(乗用車の使用)

第48条　乗用車を使用する場合は、浦河町町有自動車管理規程(昭和59年浦河町訓令第8号)の定めるところによる。

(委任)

第49条　この規程に定めるものの外必要な事項又は臨時に必要と認めた事項に関しては、その都度別に令達する。

(様式)

第50条　この規程中必要な様式は別表の通りとする。